"Бейкер Хьюз Б.В." (Baker Hughes B.V.)
Москва
Нефть и газ... Показать еще
Администратор департамента по бурению и наклонно-буровой телеметрии
• Организация командировок и деловых поездок офисных работников и полевых инженеров (заказ
билетов, гостиниц, такси, оформление командировочных удостоверений, пропусков, приказов на
командировку, визовая поддержка, ведение табеля командировок)
• Оформление авансовых отчетов по командировкам и представительским расходам инженеров для
предоставления в бухгалтерию
• Ведение "Табеля учета рабочего времени" офисных работников и полевых инженеров для
предоставления в бухгалтерию
• Работа с договорами - составление договоров, регистрация, проведение через юридический отдел, сбор,
подготовка и передача пакета документов на подпись
• Внутренний и внешний документооборот - оформление документов для оплаты счетов,
отслеживание оплаты через SAP, регистрация
• Оформление документов для создания вендоров, з/платных и корпоративных трэвел-карт
• Организация визовой поддержки для иностранных сотрудников, партнеров и гостей компании.
• Координация работы водителей, служб технического, хозяйственного и санитарного обеспечения
• Хозяйственное и техническое обеспечение офиса (канцелярия, расходные материалы)
Опыт работы и дополнительные обязанности:
Планирование рабочего дня руководителя. Подготовка совещаний, переговоров, презентаций. Внутренний и внешний документооборот, организация и контроль работы офисного персонала. Координация работы водителей, служб технического, хозяйственного и санитарного обеспечения.Постановка на техучет в гостехнадзор техники. Организация командировок и деловых поездок руководителей (обеспечение проездными
документами, визами, бронирование гостиниц, трансфер). Оформление авансовых отчетов по командировкам и представительским расходам руководителей для предоставления в бухгалтерию.Организация визовой
поддержки для иностранных сотрудников, партнеров и гостей компании. Хозяйственное и техническое обеспечение офиса (закупка оборудования, офисной мебели, запасных частей, расходных материалов, канцелярских и хозяйственных принадлежностей).
Ведение "Табеля учета рабочего времени" для предоставления в бухгалтерию. Ведение телефонных переговоров, фильтрация звонков, почты, посетителей. Перерегистрация, продление торговых лицензий и пр.